MINISTERO   DELL’ISTRUZIONE DELL’UNIVERSITA’
E DELLA RICERCA
ISTITUTO COMPRENSIVO “SERAO- FERMI”
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Prot.n.1995/VII.3                                                                                                Cellole, 17/09/2018

Al DSGA
All’Albo dell’Istituto 
Al sito istituzionale

Oggetto: Direttive annuale di massima per il DSGA – a.s. 2018/2019

IL DIRIGENTE SCOLASTICO
Visto l’art. 21 della legge 15 marzo 1997 n. 59;
Visti gli artt.14, 15 e 16 del DPR 275/99;
Visto gli artt. 5, 17 (comma 1 lett.d) e 25 comma 5 D.Lgs. n. 165/2001;
Visto l’art. 19 del Decreto Interministeriale 10 febbraio 2001 n. 44; 
Vista la tabella A allegata al CCNL Comparto Scuola 2006/2009;
Visti il CCNL 29/11/2007, la sequenza contrattuale 25/07/2018,il CCNL 19/04/2018; 
Visto il D. Lgs. n. 150 del 27.10.2009;
Vista la circolare n. 88 del 08.11.2010;
Visto l'art..1 comma 78 della legge 107/2015;
Visto il D.Lgs. n. 50/2016
Visto il Piano Triennale dell'Offerta Formativa vigente;
Tenuto conto della possibilità di conferire deleghe (D.Lgs.165/2001 e D.I.44/2001)
Fatto presente che le direttive di massima che seguono sono state oggetto di confronto preventivo con l'interessata;

la seguente

EMANA

DIRETTIVA DI MASSIMA SUI SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI PER L’ANNO SCOLASTICO 2018 – 2019.

Art. 1
Ambiti di applicazione

Le presenti direttive di massima trovano applicazione esclusivamente nell’ambito dell’attività discrezionale svolta nel campo della gestione dei servizi amministrativo-contabili e dei servizi generali di questa istituzione scolastica. Esse costituiscono linee guida, di condotta e di orientamento preventivo, allo svolgimento delle competenze ricadenti su attività aventi natura discrezionale del Direttore dei servizi generali e amministrativi e del restante personale ATA. posto alle sue dirette dipendenze.

Art. 2  
Ambiti di competenza

Nell’ambito delle proprie competenze, definite nel relativo profilo professionale, e nell’ambito altresì delle attribuzioni assegnate all’istituzione scolastica, il Direttore dei servizi generali e amministrativi è tenuto a svolgere funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati e agli indirizzi impartiti con le presenti direttive.

Spetta al DSGA di vigilare costantemente affinché ogni attività svolta dal personale ATA sia diretta ad “assicurare l’unitarietà della gestione dei servizi amministrativi e generali della scuola  in coerenza e strumentalmente rispetto alle finalità ed obiettivi dell’istituzione scolastica, in particolare del Piano dell’Offerta Formativa”.
In particolare le strategie da attivare sono: a) riorganizzazione degli uffici come servizi e non come strutture burocratiche; b) formazione continua sulle nuove tecnologie informatiche; c) potenziamento e miglioramento delle relazioni di servizio con il pubblico; d) miglioramento della collaborazione personale docente e non docente con valorizzazione delle competenze relazionali.

Art. 3
 Assegnazione degli obiettivi

Ogni attività di pertinenza del personale amministrativo e ausiliario, va svolta in piena aderenza all’attività didattica organizzata dal PTOF e nel rispetto delle indicazioni date dal Dirigente Scolastico nell’ambito dell’organizzazione del lavoro e degli uffici, coerentemente alle finalità istituzionali della scuola, alle esigenze degli studenti, ai principi regolatori dell’autonomia scolastica di cui all’art. 21 della legge 15 marzo 1997, n. 59. 
In particolare, sono obiettivi da conseguire:
A. La funzionale organizzazione del lavoro di tutte le unità lavorative.
Tale obiettivo si persegue attraverso lo strumento tecnico del piano delle attività, nel rispetto delle finalità e degli obiettivi della scuola contenuti nel PTOF e adottato dal Dirigente Scolastico sentita la proposta del DSGA. Ogni provvedimento, o condotta, diretti a tal fine vanno adottati e attuati secondo tale previsione. L’organizzazione del lavoro del personale, pur nei limiti delle unità assegnate all’Istituto, dovrà anche tener conto delle esigenze:
•	di sorveglianza dell’Istituto e di assistenza tecnica nei laboratori qualora richiesta;
•	dei rientri pomeridiani relativi alle attività curriculari per il quale è necessario assicurare la pulizia, la sorveglianza dell’Istituto;
•	di sorveglianza sugli studenti nei corridoi, nei servizi igienici e negli spazi esterni;
•	di controllo e sorveglianza nel caso di uso di strutture esterne concesse in uso all’istituto.
B. La razionale divisione del lavoro in base al profilo professionale di ciascuno.
La divisione del lavoro ai fini del perseguimento dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità della gestione va  effettuata attraverso la determinazione di carichi di lavoro aventi carattere di omogeneità, con la previsione di cicli di rotazione e di turnazione nei settori di lavoro assegnato. Nella divisione del lavoro va tenuto conto che le mansioni vanno assegnate sia secondo quanto previsto dai profili di cui al CCNL,sia dai diversi livelli di professionalità all’interno di ciascun profilo, pur nella previsione di un processo di omogeneizzazione e di accrescimento della professionalità, attraverso i previsti canali della formazione e dell’aggiornamento. L’attribuzione dei compiti operativi previsti dai diversi profili va condotta tenendo conto, per quanto possibile e ragionevole e purché in armonia con le esigenze di servizio, sia dei desiderata dei dipendenti che di eventuali limitazioni nelle mansioni relative al profilo derivanti da certificazione rilasciata dai Collegi sanitari dell’ASP competente per territorio o del medico del lavoro.
C. Il controllo costante delle attività svolte e dei carichi di lavoro. 
A tale scopo il DSGA individuerà le fasi processuali per ogni attività e determinerà la modulistica necessaria  e adeguata alla rilevazione e al controllo periodico di cui sopra.
D. La verifica periodica dei risultati conseguiti.
Il DSGA adotterà eventuali provvedimenti correttivi in caso di scostamento od esiti negativi, ove di propria competenza. Se la competenza a provvedere è del Dirigente Scolastico, il DSGA formula allo stesso le necessarie proposte.
E. Il costante monitoraggio dei procedimenti amministrativi.
Il DSGA procederà ad un costante monitoraggio riguardante la gestione amministrativo-contabile, di cui è responsabile il DSGA, anche al fine della razionale divisione del lavoro e delle ore di straordinario tra il personale ATA dipendente.
F. L’Organizzazione dell’ufficio di Segreteria
Nella ripartizione e distribuzione del lavoro interno ed esterno dell’Ufficio di segreteria, la S.V. terrà conto delle attribuzioni previste dal CCNL 29/11/2007 per quanto attiene ai profili professionali.
Qualsiasi soluzione la S.V. intenderà adottare, dovrà essere anticipatamente prevista la sostituzione nel disbrigo delle pratiche d’ufficio nei casi di assenza di una unità di personale che non consentissero o per cui non si ritenesse utile il ricorso a contratti con supplente.
È poi opportuno che la S.V. provveda a individuare e attuare forme e procedure di controllo incrociato degli atti predisposti in modo da favorire l’abitudine a un modello di organizzazione interna basato sulla collaborazione e sul reciproco cointeressamento.

La specializzazione in determinati procedimenti e ambiti di attività è in linea di massima garanzia di buona competenza, ma non deve far perdere di vista l’obiettivo del buon funzionamento unitario dell’ufficio. Pertanto si suggerisce alla S.V., oltre che l’adozione delle modalità di controllo di cui sopra, di promuovere negli assistenti la maturazione di un atteggiamento di socializzazione delle conoscenze e delle competenze secondo le moderne prospettive della “learning organization”.
La divisione del lavoro ai fini del perseguimento dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità della gestione va effettuata attraverso la determinazione di carichi di lavoro aventi carattere di omogeneità.
Si raccomanda in particolare alla S.V. di diramare agli assistenti le più idonee disposizioni affinché gli atti di ufficio siano trattati con la massima riservatezza. Mentre i diritti dell’utenza sono legittimamente esercitabili (e l’ufficio ne promuoverà l’informazione e la cura) nelle forme previste dalle disposizioni sulla trasparenza amministrativa, gli assistenti dovranno assolutamente evitare di riferire o far conoscere ad altre persone e esterni notizie di cui vengono a conoscenza o in possesso in ragione della loro funzione e incarico.
La S.V. non mancherà di raccomandare agli assistenti nei rapporti con l’utenza e con  il personale interno la dovuta correttezza e cortesia.
La S.V. provvederà alla illustrazione al personale delle disposizioni contrattuali sulle sanzioni disciplinari e relativo procedimento e ad accertarsi che sempre le norme contrattuali in materia (compreso, in particolare, il codice disciplinare) siano presenti sul sito istituzionale e affisse, in luogo facilmente visibile dal personale, sia in sede che nelle succursali.
Si ritiene altresì importante che a tutti gli assistenti amministrativi sia consegnata copia del “Codice di comportamento”. Sarà cura della S.V. dare le più idonee disposizioni all’ufficio affinché:
•	la corrispondenza parta possibilmente lo stesso giorno in cui la pratica viene conclusa con la firma del Dirigente ;
•	le raccomandate a mano per il personale interno siano consegnate nel minore tempo possibile dando al DSGA o Dirigente la fotocopia dell’atto di avvenuta consegna;
•	le assenze del personale docente, sia della sede che delle succursali, siano comunicate immediatamente al Dirigente; quelle del personale ATA al Dirigente e al DSGA.;
•	i nominativi degli assenti siano sempre registrati sull’apposita registro nell’ufficio del personale e comunicate al Dirigente scolastico e ai Referenti di plesso per gli adempimenti consequenziali;
•	l’assistente riferisca con tempestività alla S.V. eventuali difficoltà a completare una pratica nel tempo stabilito in modo che siano assunte le consequenziali decisioni organizzative;
•	gli assistenti segnalino tempestivamente eventuali disfunzioni delle attrezzature d’ufficio, in particolare quelle informatiche, per la richiesta di intervento da parte della ditta scelta per la manutenzione, evitando che terzi non autorizzati mettano mano ai computer e alle loro configurazioni;
•	siano inoltrate entro i termini temporali previsti dalla normativa le pratiche che comportano rilevanti sanzioni (es. denuncia infortuni; comunicazione assunzioni ecc); la S.V. (o suo sostituto, in caso di Sua assenza), prima della scadenza del termine, assicurerà il Dirigente scolastico  dell’avvenuto inoltro della pratica: si raccomanda – in merito – particolare cura, attenzione, vigilanza;
•	siano sottoposti alla firma del Dirigente con adeguato anticipo le pratiche d’ufficio, che la S.V. preventivamente avrà controllato. 
•	Si raccomanda infine :
•	il controllo costante delle attività svolte e dei carichi di lavoro;
•	il costante monitoraggio dei procedimenti amministrativi, con particolare riferimento a quelli telematici;
•	la periodica informazione al Dirigente scolastico e a tutto il personale dell’andamento generale dei servizi in rapporto alle finalità istituzionali della scuola, al fine di rendere partecipi tutti dell’andamento della gestione.

Art. 4 
Svolgimento di attività esterne

Tutti gli adempimenti che comportano lo svolgimento di attività esterna all’istituzione scolastica, vanno portati a termine con la dovuta sollecitudine e correttezza, evitando dilatazioni di tempi. Di essi, il DSGA dà periodica notizia al Dirigente Scolastico.

Art. 5
Concessione ferie, permessi, congedi

Al fine di assicurare il pieno e regolare svolgimento del servizio, in ciascun settore di competenza, il DSGA predispone un piano organico delle ferie del personale ATA, in rapporto alle esigenze di servizio, assicurando le necessarie presenze nei vari settori, rispetto alla tempistica degli adempimenti e nel rispetto della normativa contrattuale in materia. Tale piano dovrà essere sottoposto all’autorizzazione del Dirigente Scolastico entro il 31 maggio dell’anno scolastico.
Per la concessione e la tempistica di ferie, permessi giornalieri o brevi (permessi orari), congedi, il DSGA adotta i relativi provvedimenti nel rispetto del Contratto di Istituto, sentito il Dirigente Scolastico, per quanto riguarda le compatibilità del servizio.
E’ delegato al DSGA un controllo costante e oggettivo sul rispetto dell’orario di servizio del personale ATA; il DSGA avrà cura, qualora se ne renda necessario, di far recuperare, nei termini previsti dalla normativa vigente, al personale ATA le frazioni orarie non lavorate.
Di tale attività il DSGA relazionerà al Dirigente Scolastico con cadenza almeno mensile.

Art. 6
Svolgimento attività aggiuntive, straordinario

Nello svolgimento delle attività aggiuntive del personale ATA, il DSGA cura in modo adeguato che l’attività del personale amministrativo, tecnico e ausiliario posto a supporto delle funzioni strumentali del personale docente e dell’organizzazione generale dell’attività didattica, sia svolta con la necessaria e dovuta collaborazione e in piena aderenza ai contenuti e alla realizzazione del Piano dell’offerta formativa.
Le attività da svolgere facendo ricorso a lavoro straordinario del personale ATA devono essere autorizzate sulla base delle esigenze accertate dal Dirigente Scolastico o dal DSGA.
Nel caso di richiesta di lavoro straordinario da parte del personale ATA, il DSGA curerà l’autorizzazione giornaliera delle ore alle singole unità di personale. Al termine del mese, o comunque entro il giorno 6 del mese successivo, il monte ore utilizzato dal personale ATA, diviso per categorie e unità, verrà sottoposto all’approvazione del Dirigente Scolastico, con adeguata motivazione. In caso di rilevanti inadempienze e/o scostamenti dalle previsioni, il DSGA  ne riferisce immediatamente al Dirigente Scolastico che adotterà i relativi provvedimenti anche di carattere sanzionatorio.
Art. 7
Incarichi specifici del personale ATA

Gli incarichi specifici dei diversi profili professionali sono assegnati dal Dirigente Scolastico. L’individuazione di detti incarichi è effettuata dal DSGA, in base alle effettive esigenze organizzative e funzionali all’Istituzione scolastica.
Spetta al DSGA attraverso periodici incontri di vigilare sull’effettivo svolgimento degli incarichi aggiuntivi. In caso di rilevate inadempienze da parte del personale ATA, il DSGA ne riferisce sollecitamente al Dirigente Scolastico per gli eventuali provvedimenti di competenza.

Art. 8
Funzioni e poteri del DSGA nella attività negoziale
In attuazione di quanto previsto dai commi 2 e 3 dell’art. 32 del Decreto Interministeriale 10 febbraio 2001 n. 44 (Regolamento concernente le “Istruzioni generali sulla gestione amministrativo contabile delle  istituzioni scolastiche”), il DSGA  svolge, di volta in volta, le singole attività negoziali su delega conferitagli dal Dirigente Scolastico, coerentemente alle finalità delle medesime attività e, altresì, svolge l’attività negoziale connessa alle minute spese di cui all’art. 17 del citato Decreto interministeriale, secondo i criteri dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità.
L’attività istruttoria, nello svolgimento dell’attività negoziale, di pertinenza del DSGA, va svolta in rigorosa coerenza con il Programma annuale di cui all’art. 2 del medesimo provvedimento

Art. 9
Delega allo svolgimento delle funzioni di ufficiale rogante
In attuazione di quanto disposto dal comma 6 dell’art. 34 del Decreto Interministeriale 10 febbraio 2001, n. 44, la scelta discrezionale del funzionario cui delegare le funzioni di ufficiale rogante ricade sotto la diretta responsabilità organizzativa del DSGA, salvo le responsabilità proprie dello stesso funzionario al quale è stata rilasciata la delega.

Art. 10
Esercizio del potere disciplinare

In attuazione di quanto definito nel relativo profilo professionale, spetta al DSGA nei confronti del personale ATA il costante esercizio della vigilanza sul corretto adempimento delle funzioni e delle relative competenze di detto personale.
Di ogni caso di infrazione disciplinare il DSGA è tenuto a dare immediata comunicazione scritta al Dirigente Scolastico per gli adempimenti di competenza.

Art. 11 
Orario di servizio

L’orario ordinario dell’Ufficio di segreteria, come dalla relativa delibera consiliare, va dalle ore 8.00 alle ore 14:00.
Considerato che per consolidata esperienza le prime ore della mattinata sono le più gravose per la necessità di far fronte a accadimenti improvvisi (comunicazione di assenze dal servizio, richiesta di visite fiscali, contatti telefonici per supplenti, comunicazione pasti alla ditta fornitrice, battitura di circolari di servizio urgenti per il personale e le famiglie) si ritiene che non possa usufruire dell’istituto della flessibilità d’orario più della metà del personale dell’ufficio.
L’apertura dell’ufficio al pubblico avverrà dalle 10,30 alle 12,30 e il martedì pomeriggio dalle 15,00 alle 16,30 come stabilito con delibera consiliare .
Infine, in taluni casi di più intensa attività amministrativa (scrutini ed esami, elezioni scolastiche, preparazione del programma annuale e del conto consuntivo, ecc) sarà conveniente prendere in considerazione l’ipotesi di lavoro con programmazione plurisettimanale con recupero in periodi di minore carico di lavoro.
La S.V. nel redigere la proposta di piano dell’attività (art. 53 CCNL 29/11/2007), sentito il personale, terrà conto di quanto comunicato alla parte sindacale nell’informazione preventiva riguardo all’applicazione dell’art. 55.
Per quanto poi concerne la S.V., avuto riguardo alla molteplicità e alla delicatezza dei compiti propri del profilo professionale, si ritiene che l’orario possa essere da Lei gestito con la massima flessibilità in riferimento alle esigenze del servizio. Forme e modalità di organizzazione ed esercizio della flessibilità di cui sopra saranno periodicamente concordate col Dirigente scolastico.
La S.V. ricorderà al personale che non è consentito effettuare lavoro straordinario senza preventiva autorizzazione del DSGA.

Art. 13
Collaborazione Dirigente scolastico e Direttore dei servizi generali e amministrativi

La particolare connotazione della scuola dell’autonomia, il suo impianto reticolare, la sempre più stretta integrazione tra attività didattica e supporto amministrativo-organizzatorio, la complessità di molti procedimenti, l’incidenza sull’organizzazione delle trattative sindacali, la gestione del programma annuale ecc. impongono una marcata collaborazione e cooperazione tra D.S. e DSGA nel sinergico perseguimento delle finalità istituzionali del servizio.
Periodicamente si svolgano riunioni di lavoro alle quali sarebbe utile prevedere la  presenza  del collaboratore  con funzione  vicaria  e dell’assistente  amministrativo  delegato a sostituirla in caso di assenza; ciò per metterli a conoscenza  e formarli in problematiche che potrebbero poi dover affrontare in prima persona al fine (titolo puramente esemplificativo) di:
•	organizzare, definendo tempi e modalità operative, le iniziative e attività previste nel POF o richiesta da disposizioni normative o contrattuali. Pianificare le attività degli organi collegiali e delle trattative sindacali, in  riferimento alla attività amministrative e organizzative della scuola;
•	analisi e confronto su corretta e buona prassi in relazione a nuove disposizioni o a istanze di miglioramento del servizio;
•	relazione sull’andamento dell’ufficio di segreteria e dello svolgimento dei servizi generali e amministrativi;
•	definizione delle proposte da discutere con la RSU e le rappresentanze territoriali delle OO.SS. firmatarie del contratto di comparto;
•	verifica del funzionamento delle attrezzature di ufficio;
•	stesura del programma annuale;
•	esame dell’andamento del programma annuale;
•	iniziative di formazione del personale ATA e sua valutazione;
•	studio e analisi di iniziative di correzione di disfunzioni e per il miglioramento del servizio;
•	proposte di riconoscimenti economici per personale ATA (questione degli incarichi specifici e delle attività del personale ATA da retribuire col fondo dell’istituzione scolastica);
•	preparazione delle riunioni di giunta e del Consiglio d’Istituto;
•	consultazione  sullo  svolgimento  di  pratiche  amministrative  e contabili,  organizzative  e didattiche con ricadute su amministrazione e organizzazione dei servizi;
•	questioni di ferie e assenze.

Art. 14 Indicazioni conclusive

Ai fini di una proficua collaborazione, le direttive di massima sono state preventivamente e verbalmente comunicate al DSGA e poste a conoscenza di tutto il personale.

Direttive di massima circa la delega relativa all’istruttoria dell’attività negoziale.
In attuazione a quanto previsto dai commi 2 e 3 art.32 del D.I.n.44, la S.V. svolge, di volta in volta, le deleghe per singole attività negoziali, connesse alle minute spese.

Art. 15 
Disposizione finale

Ai fini di una proficua collaborazione funzionale, le presenti direttive di massima sono state preventivamente e verbalmente comunicate al DSGA e verranno poste a conoscenza di tutto il personale mediante circolare e affissione all’albo pretorio, al sito Web della scuola, nonché nelle apposite bacheche delle sedi distaccate.

IL DIRIGENTE SCOLASTICO
Prof.ssa GABRIELLA RUBINO

*Firma autografa sostituita a mezzo stampa,
ai sensi del comma 2, art.3 D. Lgs.39/1993.
Per accettazione – Cellole, 17/09/2018
IL DSGA Floriana Di Brango
*Firma autografa sostituita a mezzo stampa,
ai sensi del comma 2, art.3 D. Lgs.39/1993